何为物业痕迹管理， 如何做好物业痕迹管理？

       上级主管部门到小区检查物业管理情况，省市物业专家来小区考察物业管理现状，总离不开检查物业管理痕迹。物业管理其实就是痕迹管理，那么痕迹管理到底包括哪些内容呢？所谓“痕迹管理”可以分为二个部分：一是做任何事情都要有记录；二是在现场要留下管理“痕迹”。

       一、各项工作全程记录，健全档案管理，便于历史追溯

       我们物业服务人员整天忙忙碌碌，要是没有做好记录，日复一日、年复一年也不知道我们究竟做了些什么事情，日常管理记录表格可以将我们的管理“痕迹”记录下来，并且重要事件（维修、更换器材部件，以及事故等）利用照片或录像记录下来；健全各类档案管理为事后便于追溯，详细的档案资料能让所有人看到我们物业管理精心尽力事迹，也能帮我们找出事故责任人和防止同样事故的再次发生，也是作为规避责任与风险的一种自我证明方式。

       常用的必要记录表格有下面几种类型：

       1、验收记录

       接受新项目的承接查验清单和各类设施设备合格证、合同、技术参数、各大类验收记录表格，以及包括钥匙的移交清单等。在验收时存在的问题记录、整改记录、整改以后的再验收记录、验收各方签字记录。此记录证明物业管理者做没做过承接查验，该资料是物业管理的终身追溯，而且是国家法律规定的。

       2、运行记录

       第一大类项目运行记录。包括如《业主（或租户）档案信息表》、《客户信息受理记录表》、《业主装修登记表》、《装修现场施工人员登记表》、《绿化养护记录表》、《房屋维护检查记录表》、《健身器材及景观设备检修记录表》、《员工绩效评审表》等等。（各物业管理企业要求不同，其各类表格也有所不同，故不再举例。） 第二大类设备运行记录。包括消防、电梯、供电、供水等设备在运行中的正常或异常，各类表计的读数记录表格等。如：《变电所值班运行记录》、《空调机房值班运行记录》、《消防控制室值班运行记录》、《安防设备维护记录表》、《水泵房维修记录表》、《消防设备维护记录表》、《电梯维修记录》、《突发事件记录及处理结果》等等。（各物业管理企业要求不同，其各类表格也有所不同，故不再举例。）

       3、巡检记录

       随着新项目越来越多自动化、智能化设备的应用，很多的设施设备处于自动运行、无人值守的状态，这就需要我们加强巡检，提早发现故障苗头、及时解决故障问题。如：《消防设备巡检记录》、《电梯日常巡视记录表》、《水泵房巡检记录》、《装修管理巡检记录表》、《环境卫生巡检记录表》、《安防巡检记录表》等等。（各物业管理企业要求不同，其各类表格也有所不同，故不再举例。）

       4、访客登记

       建立访客登记制度，对进出本物业管理区域内的访客实施有效的管理和服务。在大门口应该设有《来访人员登记录》、《大件物品放行登记表》等等。

       5、工作日志

       各个部门（每个管理员）都要建立部门（自己）的《工作日志》，把这一天完成的主要工作，成绩和存在的问题等记录在案。把设备验收记录、运行记录、巡检记录和访客登记以外的事件记录在《工作日志》之中。

       6、设备台账

       各项目通过建立台账，使得设备的基础管理、设备使用、维护管理、设备的故障管理、设备的维修管理、设备的安全管理等一目了然，通过我们的管理，以靠近或者实现建筑物所配套的设施的70年使用寿命的目标。

       二、宣扬小区管理工作，完善现场标识标牌

       我们的现场管理不只是搞好清洁卫生就可以了。曾遇到的一位业主是这样说的，在现场不留下管理“痕迹”，有没有物业公司管理一个样，说明你们的物业管理不到位。我们要做到让进来本区域的人一看就知道这里有物业在进行着有效的管理。要做到这一点其实并不难，这就需要我们大鸣大放的做事，完善现场的各类标识标牌。

       1、标准和制度上墙

       小区管理标准、值班电话、政府各执法部门联系电话均在小区户外墙上张贴；各部门和各岗位职责、各设备房管理制度做成标准式样悬挂在办公室和相应的设备房内。

       2、设备编号

       给设备编号并且制成铭牌贴在设备上。如：1AL1-4照明配电箱、高区1#水泵、3#喷淋泵等等；甚至将照明灯杆都标上XX物业1#，让使用者和业主们一目了然。

       3、水管流向

       生活水、消防水、空调水主要管路的流向用“↓”表明水的流向，在地下车库的天棚上更为明显。

       4、运行状态标识

       运行和检修的设备都要挂上相应的运行状态标识，如：“开”、“关”、“常开”、“常闭”、“自动”、“ 禁止合闸，有人作业”等等。

       5、设备管理和卫生包干都有责任人

       设备上和卫生包干区域的责任人上墙（或贴在设备上），并且要落实检查制度。

       6、区域设置警戒线

       施工维修场所及安全危险地带用黄黑相间的斑马线或者隔离栏设置为警戒线，无关人员不得进入警戒线内。

       7、进入现场施工人员应佩戴“施工证”

       进入我们管理区域的现场的施工人员都应该知道本区域施工的相关规定和注意事项，签订“施工协议”，核发“施工证”，并要求佩戴接收检查。

       8、标识和提示语

       开关、调节器等给予标识或者提示。如：“配电室” “请随手关灯”等等。

       9、临时维修指示牌

       在设施设备进行维保或者维修过程中，在设备醒目处设置“维保工作进行中”、“维修中”等指示牌，提示用户本机暂停使用并注意安全。

       10、车位管理标志

       划停车区位及车辆行驶方向线，在停车区域安装关好车辆门窗的提示牌。

       11、温馨提示

       经常温馨提示的告诉业主：节假日安全、消防安全、夏季防涝、冬季防滑、绿化灭虫等等，或者是节日、生日问候等。